代表幹事会は朝陽同窓会がスタートした時から開催されていたものと思いますが、昔のことに関しては議事録が存在せず詳細は不明です。
然し少なくとも1955年には存在したことを示す写真があります。
代表幹事会は総会と共に朝陽同窓会の意思決定を行う重要な場として存在します。
2001年の4月から代表幹事会の議事録があります。詳細は代表幹事会開催一覧表を参照して下さい。
代表幹事会開催のひと月前に事務局は役員と代表幹事宛に、開催通知をメールと往復はがきで通知します。出席の返事があり出席者数が分かったところで、お弁当を予約します。また事務局は議案書を作成し、併せてプレゼンテ―ションを用意します。そして前日になると議案書の説明者はプレゼンテーションのリハーサルを行います。
代表幹事会の当日にはお弁当が届くので、会議室にお弁当とお茶をく配ります。
代表幹事会の当日午後５時に役員が集まり、議案書の最終説明を事前に聞いて、それに対する意見開陳や質疑応答を行います。
当日は玄関が閉まっているので、事務局員が電話を受けて玄関を開けに行きます。
代表幹事会が終わると弁当の殻などを片付け、机の配置を元に戻すなど整備を行います。部屋は８時までに閉めないといけないので、かなり慌ただしく
後片付けを行います。
代表幹事会終了後2～3日以内に議事録を各幹事宛にメールまたは郵送します。
現在の代表幹事会についての悩みは出席者の数が少ないことです。役員代表幹事の総数が１５６名であるのに対し、毎回の参加者は５０名前
後です。これは開催時間に関係がります。
現在は午後５時から６時半まで役員会を開き、その後８時まで代表幹事会を行っています。しかし若い世代の代表幹事は仕事に追われ、とても
６時半には来られません。一方学校との約束で午後８時には全員校舎から退去することになっています。
開始時間を遅くすればそれだけ代表幹事会の時間が短くなり、討論している時間が無くなります。本当は時間に制限のない場所でゆっくり代表幹
事の方々と話し合いたいのですが、外部での会合場所はなかなか良い所が見つかりません。これが大きな悩みです。
代表幹事会は朝陽にとって活動の中心であるので、今後とも場所探しを行い、より長く話し合いの時間を確保したいと考えています。
（2017/11/28 吉村）