会計手続

経緯

文朝陽同窓会創設以来、会計処理は全て手書きで大福帳方式で行わていました。２００１年度になり会計処理のコンピュータ化を行うとともに、会計手続
を明文化して会計手続書を作成し近代化を図りました。

目的

朝陽同窓会は卒業生の会費や寄付金によって賄われています。したがって本会の会計処理は、一点の疑義も生じないよう会計の透明性を保持する
ことが肝要です。そのためには本会のすべての会計取引を、予め承認を受け、かつ文書化された手続きに従って処理する必要があります。

それが2001年４月に第１版の会計手続書を作成し、会計処理の近代化を始めた目的です。

実績

2001以降、すべての会計処理はこの会計手続書に則って処理されています。主な内容は下記の通りです。

－会計処理を厳正的確に行うために、会計処理を行う担当者の責任と役割を明確にしました。
　　＋　代表幹事会は予算書･決算書を吟味して承認する責任があります。
　　＋　幹事長は予算の作成や決算の実行を指揮する責任があります。
　　＋　事務局長は会計伝票の承認や予算原案の作成、あるいは決算書類の作成を行います。
　　＋　出納担当者は出納事務、現金・通帳の保管、会計伝票の作成と保管、会計システムへの入力と会計帳簿の出力を行います。

－会計手続書の改廃については幹事長の承認が必要です。また会計続書の大幅な改廃に当たっては監事の事前レビューが必要です。

－会計処理に伝票会計を採用しています。

－現金主義による記帳を行い、例外を除いて未収・未払を立てません。

－入出金や領収書の発行については、事務局長の事前の承認を必要とします。但し事務局長不在の場合には出納担当が事務局長の承認なしで支払
　うことが出来ますが、事後速やかに事務局長の承認を取り付けるものとします。
－出納担当は請求書、領収書、清算書などを照査し、連続番号を記載し、証憑資料に基づき、会計システムに入力を行います。入力の際出納担当
　は添付請求書や領収書などの証憑資料を精査し、「済」の判を押して再利用できないようにします。入力後出納担当は会計伝票を出力し、証憑
　資料を添付しファイルします。

－　事務局長は毎月下記の決算書を出力し、会計処理結果を照査します。
　　＋　合計残高試算表
　　＋　補助元帳
　　＋　財産目録
　　＋　収支計算書

－内部統制の確立のため会計処理とその結果の照査について明確に担当を分離します。
　＋　現金・預金の出納業務は出納担当が行い、現金や預金の帳簿残高の照査は事務局長が実施します。
　＋　会計伝票の作成は出納担当が行い、会見伝票の承認は事務局長が実施します。
　＋　会計伝票の会計システムへの入力は出納等担当が行い、出力結果の照査は事務が実施します。

－幹事長は年度末の会計報告書と仕訳伝票､及び現金や銀行通帳を監査宛に提出し、会計監査を受ます。監査の結果問題がなければ会計監査は
　　「正しく処理された」旨を記載した報告書を代表幹事会に提出します。

－消費税については勘定区分を行わず、当該費用の一部として金額に包含します。

－　1件30万円以上の器具備品は固定資産に計上し、法定耐用年数により減価償却を行います。減価償却費の計上については定額法を採用し、
　　残存簿価ゼロとするまで償却を行います。

－経理伝票や決算時の会計報告書の保存期間は5年とします。

－すべての会計取引は会計項目による分類を行い、さらに詳細に区分するため４桁のコードを持った勘定科目により整理を行います。

事務局の役割

事務局長は環境の変化に応じ、この会計手続書を更新して行く役割を担当します。

今後

これからも会計手続書は存在し、同窓会員の誰が見ても明朗な会計を処理して行きます。

(2017/12/05　吉村）