手書きで会計処理をしていた朝陽同窓会の黎明期にも、既に予算制度は存在していました。しかし２００１年度になり会計処理のコンピュータ化を行うと
ともに、予算制度を明文化して予算管理手続書を作成し、管理機能の高度化を図りました。
朝陽同窓会の運営を効率的、かつ計画的に行うために予算制度を確立しました。
2001年以降予算制度を必要に応じて改訂してきました。現在の予算制度の概要は下記の通りです。
－ 予算の作成
＋ まず年度初めに次年度の活動計画を作成します。その活動計画に沿って予算を見積もります
＋ 予算は収入と支出に大別し、さらに勘定科目ごとに予算を見積もります。
＋ 予算をも積もる際にはできるだけ数量を予測し、単価も予測します。
＋ 出来上がった予算を前年実績と対比し、予算見積もりの精度を上げます。
＋ 予算は事務局で作成し、代表幹事会の承認を経て総会に提出し承認を得ます。
－ 予算外の支出
＋ 予算のない項目、または予算をオーバーする支出については幹事長の承認を必要とします。また予備費の流用についても、幹事長の承認を
必要とします。
－ 月次の予算管理
＋ 事務局長は毎月経費予算実績対照表を出力し、会計処理結果を照査します。
照査後、事務局長は経費予算実績総括表を幹事長宛に提出します。
－ 期末の予算管理
＋ 事務局長は経費予算実績対照表を出力し、会計処理結果を照査し、予算と実績の差異を分析します。
＋ 照査後、事務局長は経費予算実績総括表を幹事長宛に提出します。
事務局は関係者から聞き取り調査をして予算案を纏めます。また代表幹事会への説明資料や「朝陽」への記事を作成します。
予算制度は恒久的に継続して存続します。