創立１００周年記念名簿
最初の名簿発行 1927年
最初に発行された名簿は1927年(昭和2年)のもので、現在の朝陽同窓会の前身である東京府立第六中学校内財団法人朝陽會が作成しました。この名簿には当時すでに卒業していた六中1回生から6回生迄が含まれます。
名簿の大きさは葉書位のサイズで、学年組順、イロハ順に並び、生徒氏名・現住所・電話番号・出身小学校・父兄氏名が記載されています。
その後の名簿発行
名称は六中時代の財団法人朝陽會から朝陽同窓会へと変わりましたが、規約にもあるように会員名簿の作成は同窓会にとって、最も重要な事業として取り扱われてきました。
そして、だいたい4年ごとに発行されて来ました。 しかし、世の中は次第にデジタル化し、代表幹事会では紙に印刷した名簿が時代遅れではないかとの意見が出るようになってきました。
2014年
2015年版の名簿発行
10月の第40回代表幹事会において名簿を2015年10月に発行することが決まりました。今時紙の名簿などいらないのではないかとの発言もありましたが、大学生の就職活動に有効だとか、親子孫三代の名前が載るのは嬉しいものだといった意見も出て結局発行することに決まりました。
発行部数は600冊とし、2015年の「朝陽」送付時に個人情報を確認することにしました。
2015年
発行部数の変更
11月の第42回代表幹事会において名簿の発行を11月とし、部数を1､000冊にすることに変更しました。名簿が売れ残った場合は廃棄せず、代表幹事に無償配布するなど考えて欲しいという意見もあり、今後の代表幹事会での審議に任せることとなりました。
2015版名簿の発行
11月に名簿の発送が終わり、印刷が完了した名簿は4,000円で希望者に販売されました。
2019年
発行の検討
10月に開催された第60回代表幹事会で、100周年記念版として2022年度に名簿を発行することを検討中との報告が事務局よりなされました。
2020年
発行の決定
2月に開催された第62回代表幹事会で、2022年度の事業計画が承認を受けました。その中で記念名簿を2022年秋に発行することとし、名簿の詳細内容を決定し、資料の収集を開始するという運びになりました。
発行日の変更 1
0月に書面開催された第63回代表幹事会で、記念名簿の発行を2021年度と繰り上げ、今年度から住所などの名簿への掲載/非掲載の確認を開始することとしました。
2021年
名簿作成の外注化
2月に書面開催された第64回代表幹事会で、2021年度事業計画が承認を受け、記念名簿については以下の通りです。
・発行は100周年を記念するので2022年度中の発行を目指す
・作成は(株)サラトという同窓会支援専門業者への委託を検討
・住所や自宅電話、或いは勤務先の掲載/非掲載の確認については、2021年春と2022年春の2回実施
(株)サラトとの契約
10月に書面開催された第66回代表幹事会で、名簿の(株)サラトへの外注作成が承認されました。(株)サラトに決まった一番の理由は名簿発行費が掛からず、したがって朝陽同窓会の負担がないということです。
・発行予定日 －2023年2月
・業者
－同窓会支援専門業者である(株)サラトに委託
－（株）サラトは2020年に180校の同窓会から名簿発行受注
－「プライバシーマーク」も取得済
－既に朝陽同窓会は会費等のクレジット決済を委託済
・契約の概要
－経費負担 制作に係わる経費のすべてを(株)サラトが負担 経費は朝陽同窓会会員への名簿販売、賛助金、広告収入で充当 住所等の調査票の発送・返信料金も(株)サラトが負担
－販売 予約前納制、または代金引換方式 名簿の頒布価格は4,400円(税・送料込み)
－広告 朝陽同窓会会員、及び他企業から募集 カラー1頁220,000円など
－賛助金 同窓会会員限定で募集し、1口10,000円、名簿1冊贈呈
－機密保持 一切第三者に個人情報を開示してはならないとする 個人情報保護のため、別途業務委託覚書交換
－特約事項
・(株)サラトが費用を名簿売上や広告収入で賄えなくても補償しな い
・50冊を朝陽同窓会に贈呈
・（株）サラトが発送する名簿初期調査票を「朝陽」71号と同時発送することになり、「朝陽」発送関連経費(約200万円)は不要となる
・広告収入が100万円を超過した場合、超過分の半額を朝陽同窓会に還元
・賛助金１口（１万円）につき、1,500円を朝陽同窓会に還元
・名簿発行後(株)サラトは全てのデータや書類を朝陽同窓会に 返却
・日程
－契約締結 2021年12月
－第1回調査票送付、「朝陽」71号と同時発送 2022年 5月
－名簿販売促進文書送付 2022年 5月
－第2回調査票送付 2022年 7月
－電話や文書での販促を会員へ向けて実施 2022年 7月～2月
－名簿発送開始 2023年 4月
・その他
－大きさ B5からA4に変更
－目次、会則、役員一覧、氏名や職業検索など、従来通り
2022年
(株)サラトとの契約完了
2月の第69回代表幹事会において、2021年12月に(株)サラトとの委託契約書と個人情報の守秘義務に関する覚書が締結されたことが事務局から報告されました。
また、個人情報の変更等については間違いを減らすため会員から直接(株)サラトに連絡するのではなく、全て一度朝陽同窓会事務局が受け取り、改めて(株)サラトに送付することに決定しました。
ニュースレターの発行
2月に記念募金の募集、記念祝賀会の案内に併せて記念名簿の作成について(株)サラトに委託することをニュースレターに記載致しました。
記念名簿の案内
6月に発行した「朝陽」71号に記念名簿の案内記事を掲載しました。
記念名簿の作成状況
11月に開催された第70回代表幹事会において、記念名簿の作成状況が報告されました。
・発行
－2023年3月に(株)サラトから発売の予定 販売価格は4,400円
・現況
－会員数 31､319名 住所判明者 16､628名 物故者 6,767名 －名簿購入 1,094部 賛助金申込も含む
－広告申込 15件
・日程
－朝陽同窓会内データ締め切り 2,022年11月末
名簿の作成作業の終了
2022年11月に個人情報の変更訂正を締め切ったので、事務局の個人情報訂正作業も一段落しました。
完成した記念名簿の外観です。
2023年
名簿の申込状況
2023年3月末における名簿の申し込み状況は下記の通りでした。
・会員数 31､310名 住所判明者 16､526名 物故者 6,867名
・名簿購入 1,746部 賛助金申込も含む
・広告申込 28件
名簿の発送開始
4月から(株)サラトが名簿の発送を開始し、名簿を申し込んだ同窓会員には次名簿が発送されました。
まとめ
名簿を作ってみて改めて府立六中以来の100年に渡る歴史の偉大さに感激しました。やはり朝陽同窓会にとって名簿は活動の中核をなすものです。媒体は必ずしも紙の印刷物とは限りませんが、これからも作成し続けることを期待します。